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关于进一步做好公文办理工作的通知

加入时间:2012-11-2 19:32:13 信息来源:本站原创 【字体:

 

 

                                      

 

 

 

 

 

饶教字〔201104

 

关于进一步做好公文办理工作的通知

 

局机关各科室、各下属单位,市属中小学(幼儿园):

公文是政府机关发布政令、部署任务、实施管理、组织工作运行的基本工具和基本手段,为进一步提高公文质量水平,规范办文程序,保证发文质量,现就有关事项通知如下:

一、规范收文办文程序

(一)上级机关、下级机关和其他单位来文,由秘书科统一收文登记,并提出拟办意见,按“自下而上”或“由上而下”的顺序呈送局领导阅批。涉密公文件按规定程序呈阅、归档。

(二)办公室在承办过程中要分清主次缓急,科学安排办理次序。原则是急件要件优先,限时件严格守时,一般件抓紧。一般性公文,应在2个工作日之内办理;限定办理时限的公文,应在规定时限内办复;紧急公文,应随到随办。

(三)需要批转有关科室办理、征求意见或回复来文机关的,须由局主要领导或分管领导作出明确批示。局主要领导或分管领导外出期间需转交有关科室立即办理的公文,可由秘书科电话请示相关领导后转办或由其他领导批示后转办,事后应履行补签手续。

(四)局领导签阅公文后,应交办公室登记归档。不要将公文横传、私自转办,避免公文遗失。需要有关科室、下属单位办理的,由办公室登记后转办。对急件、要件、限时件,办公室应跟踪办理情况,确保及时办结。

(五)局机关各科室、各下属单位,市属中小学(幼儿园)要建立公文办理台帐,严格按照领导签批意见和公文要求办理公文,对办理完毕的公文要及时清理并归档。

二、规范发文审签程序

一般程序是:拟文→审核→签发→登记→复核→缮印→用印→分发。

拟文:拟文科室、下属单位一般安排12人起草,重要公文必须由分管领导牵头,组成35人写作班子起草。起草时要严格遵守《国家行政机关公文处理办法》有关规定,并实行实名制。

审核:拟稿人员核稿后填写《上饶市教育局发文拟稿纸》,经科室、下属单位负责人审核签字,再交办公室进行文字、格式等方面的审核,最后送局主要领导或分管领导审核签字。

签发:文稿由有关领导签发。经签发后的文稿,未经签发人同意,其他人不得对其做实质性修改;经复核确需对文稿进行实质性修改的,应当按程序复审。报送上级机关的请示、报告,印发有关规范性文件,工作计划、总结等重要公文,先经分管领导审签,再由局长签发。

登记:公文签发后,交办公室编号、登记。

复核:公文印制前,拟稿人员应再次校对文稿,确保格式规范,内容准确。

缮印:文印人员要严格按照《国家行政机关公文格式(GB/T 9704-1999)》以及规定印制数印制公文。涉密公文不得在与互联网连接的电脑上打印。

用印:公文必须加盖公章。这是公文生效、具有权威性和凭证作用的标志。

分发:各科室、下属单位要严格按规定范围分发公文,市教育局发送各县(市、区)教育局、市属学校的非涉密公文,要将签发件和印制件(2份)交办公室存档。

三、明确发文审签职责

(一)拟文科室职责:负责草拟公文文稿,做到语言通顺、结构合理、内容正确;负责核实基础内容(包括数据、人名、职务、地名、时间、表述等)。拟稿的科室、下属单位要对公文认真研究、严格把关,科室、下属单位负责人签名负责。内容涉及多个科室、下属单位职责权限的,主办科室、下属要与相关科室搞好会商。

(二)秘书科职责:审核文种及发文号是否规范,会签手续是否齐全,规范性文件是否经过审查,公文内容是否真实、合理、合规、合法和可行,签发程序和公文格式是否正确,行文关系和发送范围是否恰当等。

()局领导职责:确定发文形式和送审环节,审核公文内容是否准确体现工作要求,是否符合法律法规和政策规定,是否具有可操作性,是否需要进一步组织有关科室研究和协商会签等。

(四)保密职责:接触涉密公文的涉密人员必须严格遵守保密规定,在公文解密前不得以任何方式传播涉密内容。涉密公文草稿、损毁件必须及时销毁,正式件、电子文稿按规定要求存放管理。

四、提高办文质量和效率

要认真学习和研究起草不同种类公文的相关知识和规范,印发的公文要力求做到主旨明确、言简意赅、层次分明、格式规范。要减少发文次数,坚持少发文,发短文,发有“干货”的文。凡没有具体贯彻意见、对基层指导性不强的文件,一律不发;凡没有经过充分调研论证和协调各方意见的决策性文件,一律不发;凡空洞无物0、拖沓冗长的文件,一律不发;凡内容雷同、缺乏新意的文件,一律不发。

附件:公文常见错误

 

 

 

一一年二月二十日

 

 

 

 

 

 

 

主题词:教育  公文  办理  通知                        

  报:局领导                                       

  送:各县(市、区)教育局、市属中小学            

上饶市教育局办公室               2011220日印发               

附件:

公文常见错误

 

按照《国家行政机关公文格式(GB/T97041999)》(以下简称《格式》),国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)》,对公文提出了明确的要求,现将公文中常见错误列举如下:

一、文种使用不当

主要表现是把没列为文种的公文种类作为文种使用。《办法》所确定的公文文种共有1314种,即:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外,均不可直接行文,但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。例如,《关于××的规定》、《关于××的说明》,“规定”、“说明”均不能做文种使用,可以改成《××关于印发××规定的通知》、《××关于印发××的说明的通知》;不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”、“安排”、“要点”、“细则”等。

二、混用文种

主要表现是把“请示”和“报告”混淆。例如:《××关于批准成立××的报告》,《××关于办公自动化所需经费的报告》。两个标题内容明确,就是要求上级解决问题,应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的,报告只要把情况汇报清楚即可,目的是让上级了解情况,掌握进度,做到心中有数,不需要回复。而请示是“向上级机关请求指示、批准”,需要回复;“请示”应一文一事,并附联系人和联系电话。有时也存在“请示”和“函”混用,《办法》规定不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时用函。

三、格式混乱

《格式》中就公文的格式、标准都作出了明确的规定。在具体行文中常见错误有:

(一)排版规格不当

《格式》规定公文标题应在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,正文中的大标题用3号方正黑体简体字加粗,小标题可用3号方正楷体简体字加粗。主题词用3号方正黑体简体字,主题词词目用3号方正小标宋简体字。签发人姓名用3号方正楷体简体字。发文字号用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入,“【】、[ ]、()”均不正确。一般每面排22行,每行排28个字。页码用4半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。

(二)标题滥用符号

《办法》规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”。如“关于转发××市政府《关于做好××相关工作的紧急通知》的通知”、“关于转发××委《关于实行××的通知》的通知”,以上“《》”符号都不应该使用,应改为:关于转发××市政府关于做好××相关工作的紧急通知的通知、关于转发××局关于实行××的通知的通知。

(三)结构层次序数使用不规则

《办法》规定结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。其中“一、”下面是顿号,“1.”下面是圆号,而“(一)”和“(1)”括号外面是不带顿号和点号。同一文件中所用序号要注意保持一致。

(四)引用文号格式不对

《办法》规定引用公文应当先引标题,后引发文字号。“据××办〔20108号文《关于××的通知》”引用方法就不符合规定,正确的引用方式应为据《关于××通知》(××办〔20108号)。

(五)成文时间标志不清

单一机关制发的公文落款处不署机关名称,只标识成文时间,用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”(不能用阿拉伯数字“0”),例如“二○一一年二月二十日”,右空4字